Gliederung

1. Was kann man mit MS-PowerPoint 7.0 machen (PP7)?
2. Der Aufbau von PP7

• Der PP7-Bildschirm
• Die PP7-Menüs im Überblick
• Die PP7-Ansichten
• Die Symbolleisten

1. Die Arbeit mit PowerPoint 7.0 (folgt voraussichtlich im SS 1997)

• Erstellen von Folien und Präsentationen (Grundlagen), verwenden von Assistenten
• Einfügen und Formatieren von Text
• Einfügen und Bearbeiten von Grafiken und anderen Objekten
• Bildschirmpräsentationen mit Animationen und Verknüpfungen

Grundlage dieses Kapitels ist das Skript:
PowerPoint 7.0. RRZN Hannover, 2. Auflage September 1996, ca. 200 S.

siehe auch:

• Unterlagen zur Internet-Vorlesung (Telekommunikation A und B)

• Literaturangaben und weitere Kapitel dieser Vorlesung:
  • Kapitel 1,Grundlagen des DTP bzw.

  • Kapitel 3, PageMaker

• Zum Herunterladen: Dieser Text als Postscript-Datei, d.h. druckfertig, aber nicht editier- und veränderbar!

• Impressum

1. Was kann man mit PowerPoint 7.0 machen?

PP7 kann keine "Denkarbeit" ersparen - der Inhalt, d.h. die Information, muß immer noch selbst erarbeitet werden -, aber die technische Umsetzung unterstützen und die Präsentation von Information wesentlich verbessern und erleichtern.

Eine PP7-Präsentation kann aus einigen oder allen der folgenden Teile bestehen:

• Gliederungen helfen den Inhalt der Präsentation gedanklich zu strukturieren. Sie bestehen aus Titeln und Texten, die auch aus Gliederungen entsprechender Word-Dateien (z.B. der schriftlichen Seminararbeit) importiert werden können.
  Sie sind quasi der Ausgangstext, aus dem die anderen Teile der Präsentation hergestellt werden können:
• Folien sind die eigentlichen "Seiten" der Präsentation, die als Overhead-Folien (Farbausdruck bei manchen Copy-Shops möglich) oder Bildschirmpräsentation auf dem Rechner (gute Kontraste für LCD-Display beachten!) hergestellt werden können.
• Notizblätter sind Gedankenstützen für den Vortragenden während der Präsentation, auf die er zusätzlich zu den Folien weitere Stichpunkte zum Vortrag festhalten kann.
  Entsprechend dazu werden Handzettel an die Zuhörer als Zusammenfassung der wichtigsten Punkte des Vortrags verteilt.

• Was ist neu im Vergleich zu Version 4?

* Hilfe-Assistent

In Angleichung an Word beantwortet ein Hilfe-Assistent viele Fragen automatisch.

* Autokorrektur und -formatierung

(halb-)automatische Korrektur von 1. Tippfehlern bei der Eingabe anhand einer entsprechenen Liste (auch zur Auflösung von Kürzeln verwendbar) und 2. Formatierung auf Konsistenz untereinander.

* Multimedia

Entsprechend der Austattung des Rechners ist es möglich, neben Fotos und einfachen Animationen nun auch Musik, Klänge und Videos einzubinden.

2. Der Aufbau von PP7

* Der PP7-Bildschirm

Der Bildschirm von PP7 ist wie folgt aufgebaut :

• Die Menüleiste befindet sich ganz oben (Mac, wie dargestellt) bzw. direkt unter dem Dateinamen (Windows) Über die PP7-Menüs und Untermenüs sind - teilweise über eigene Dialogfenster - alle PP7-Funktionen erreichbar. Die Menüs sind analog zu den Word-Menüs aufgebaut, teilweise verbergen sich aber - programmbedingt - dahinter völlig andere Funktionen (vgl. Punkt B)
• Symbolleisten: Wie auch bei Word, sind die wichtigsten Funktionen zusätzlich über die Standard- und Formatsymbolleiste abrufbar (in der Abbildung horizontal direkt unter der Menueleiste). Zusätzlich sind hier die beiden Zeichnen-Symbolleiste (am linken Rand) und die Autoformen-Symbolleiste (am rechten Rand) eingeblendet.
• Die Statusleiste bildet den unteren Bildschirmrand und enthält die Nummer der Folie (links) sowie Funktionstasten für Layoutfunktionen.
• Direkt darüber befinden sich auf der linken Seite fünf Symbole für die verschiedenen Ansichten, auf die in Punkt C eingegangen wird.
• In der Bildlaufleiste am rechten Bildschirmrand befinden sich zusätzlich zwei Doppelpfeile (auf- bzw. abwärts), mit denen zur vorgehenden bzw. nächsten Folie geblättert werden kann.
• Den Hauptteil des Bildschirms nimmt jedoch das Hauptfenster mit dem Arbeitsbereich in einer von fünf Ansichten (hier Folienansicht) ein.
  Hier ist zu beachten, daß alle Folien einer Präsentation einen gemeinsamen Hintergrund (sog. Vorlage) haben können. Um Merkmale (z.B. Symbole, Schattierungen) dieser Vorlage zu bearbeiten, muß erst die entsprechende Option aktiviert werden: Menü Ansicht, Option Vorlage und Folienvorlage, Gliederungsvorlage, Notizvorlage oder Handzettelvorlage wählen.

PP7, Hauptfenster

* Die PP7-Menüs im Überblick

Menü Datei, Bearbeiten

Diese Menüs sind weitgehend funktionsgleich mit den entsprechenden Word-Menüs

Menü Ansicht

Im oberen Teil dieses Menüs sind die verschiedenen Ansichten aufgeführt, zu denen man wechseln kann (die aktuelle ist mit einem Häkchen markiert). Außerdem kann man hiermit zur Vorlage - dem Hintergrund einer Folie - wechseln und Symbolleisten ein- bzw. ausblenden.

Menü Einfügen

Erlaubt die Einbindung von Funktionen (Datum, Uhrzeit, Seitenzahl) oder Objekten (Graphiken, Tabellen etc.)

Menü Format

Alle Funktionen zur Formatierung der Folien

Menü Extras

u.a. Rechtschreibkontrolle (die selbe wie bei Word!) und individuelle Anpassung der Optionen (z.B. Definieren von Funktionstasten)

Menü Zeichnen

Alle Zeichenfunktionen, auch solche, die in den Symbolleisten nicht enthalten sind.

Hilfefunktion

Windows: MS-Hilfefunktion (? mit Pfeil),
Mac: (Apple Guide-Symbol)

Einige wichtige kontextabhängige Befehle (z.B. Ausschneiden , Kopieren, Einfügen) können aktiviert werden, indem die rechte Maustaste (Windows) bzw. gleichzeitig mit der Maus- die Befehlstaste (Macintosh) gedrückt werden.

* Darstellungsarten ("Ansichten")

Die einzelnen Ansichten (und ihre entsprechenden Symbole) sind:

1. Folienansicht : Dies ist die "Grundeinstellung" (vgl. obige Abbildung), in der Text oder Grafiken eingefügt und bearbeitet bzw. formatiert werden können. Hier kann also das Erscheinungsbild jeder einzelnen Folie bestimmt werden. Dazu stehen verschiedene Symbolleisten (u.a. "Standard" und "Formatierung") bzw. die entsprechenden Menüfunktionen oder Tastaturkürzel zur Verfügung.
2. Gliederungsansicht :: In dieser reinen Textübersicht können Titel und (Text-) inhalte der Folien übersichtlich bearbeitet werden. Sie dient dazu um eine Präsentation zu gliedern, den Text einzufügen (ggf. auch durch Import einer Gliederung aus Word) und anzuordnen bzw. zu formatieren.
   Achtung: Grafiken und andere Objekte (Tabellen ...) werden hier nicht dargestellt!
   In Ergänzung zu der "Standard"- und "Format"-Symbolleiste steht eine eigene Symbolleiste mit Gliederungsfunktionen zur Verfügung.
3. Foliensortieransicht :: Hier können alle Folien einer Präsentation, wenn auch verkleinert, im Zusammenhang dargestellt werden und so etwa die Übergänge zwischen den einzelnen Folien für eine Bildschirmpräsentation festgelegt werden.
4. Notizblattansicht :: In dieser Ansicht können zusätzlich zu der auf den Folien dargestellten Information eigene Notizen oder Zusatzbemerkungen (auch Graphiken) für die Handouts eingegeben werden.
5. Bildschirmpräsentation :: Diese Ansicht kann verwendet werden, um die Folien nicht erst als Overhead-Folien zu drucken, sondern direkt vom Rechner aus dem Publikum zu zeigen. In diesem Falle können die Folien durch Animationen und Verknüpfungen ergänzt werden.
   Hier stehen allerdings keine Symbolleisten oder andern Werkzeuge zum Bearbeiten der Folien zur Verfügung, nur ein Stift, mit dem z.B. bestimmte Punkte angestrichen werden können.
   Die Präsentation kann auch nicht nur der Unterstützung eines Vortrages dienen, sondern kann auch als selbst ablaufende "Dia-Show" so programmiert werden, daß die Folien immer wieder in der gewünschten Reihenfolge ablaufen.

* Symbolleisten

Währen die Standard- und Formatsymbolleiste in allen vier Präsentationsansichten verfügbar sind, können die anderen Leisten nur in bestimmten Ansichten aufgerufen werden. Über diese vordefinierten Symbolleisten können - wie bei Word auch - eigene Leisten zusammgestellt werden.

1. Die Standardsymbolleiste von PP7

Vieler der Symbole hier entsprechen vom Aussehen und der Funktion her genau denen in Word. Deshalb sind die Symbole hier teilweise zu Gruppen zusammengefaßt:

• Zu der Gruppe 1 gehören Symbole für die Funktionen Neue Datei, Datei öffnen, Datei speichern und Drucken)
• Mit dem Symbol 2 kann eine Rechtschreibkontrolle (wie die in Word) aktiviert werden.
• Die vier Symbole unter 3 enthalten die Funktionen Ausschneiden, Kopieren, Einfügen und Format übertragen aus dem Menü Bearbeiten sowie die Funktion "Rückgängig", die hier (anders als in Word) aber immer nur für den letzten Bearbeitungsschritt gilt.
• Mit dem Symbol 4kann eine neue Folie eingefügt werden.
• Auch die nächsten Symbole können verschiede Objekte einfügen und zwar:
  - eine Microsoft Word- bzw. Excel-Tabelle (5 bzw. 6)
  - ein Diagramm bzw. Organisationsdiagramm (7 bzw. 8) oder
  - eine ClipArt (9) aus der Microsoft-Sammlung
• Das Symbol 10 aktiviert den Formauswahl-Assistenten, der bei der Formatierung von Folien hilft.
• Symbol 11 für "Übernehmen" dient dem Datenaustausch mit Word, da durch dieses Symbol die Gliederung der PP7-Präsentation in Word dargestellt wird und bearbeitet werden kann.
• Mit dem Menüfeld 12 kann die Darstellung stufenlos vergrößert oder verkleintert werden.
  

2. Die Formatsymbolleiste von PP7

Auch hier entsprechen viele Symbole vom Aussehen und der Funktion her genau denen in Word und sind deswegen teilweise zu Gruppen zusammengefaßt:

• Zu der Gruppe 1 gehören die Menüfelder für Schriftart- und größe.
• Mit den Symbolen der Gruppe 2 kann die Schrift jeweils um eine Stufe vergrößert bzw. verkleinert werden, als Gruppe3 stehen verschiedene Formatierungsmöglichkeiten direkt zur Verfügung (S=schattiert).
• Das Symbol 4 verändert die Textfarbe und mit den nächsten Symbolen (5) lassen sich die markierten Absätze linksbündig bzw. zentriert ausrichten.
• Das Symbol 6 schaltet Gliederungspunkte ein bzw. aus.
• Die beiden Pfeile (7) stufen einen Absatz höher bzw. niedriger.

3. Die Graphiksymbolleisten von PP7

Die entsprechende Funktionalität wird in dem Abschnitt 4.C zum Einfügen und Bearbeiten von Graphiken und anderen Objekten weiter unten näher behandelt.

Eine dritte Symbolleiste enthält folgende vordefinierte Formen:

:

Die Gliederungs- und Foliensortieransicht verfügen zusätzlich zu den Standard- und Formatsymbolleisten über spezielle Leisten, die nur in der jeweiligen Ansicht verfügbar sind.

4. Gliederungssymbolleiste von PP7

Dabei bedeuten die einzelnen Symbole:

• Mit dem Links- und Rechts-Pfeil lassen sich Textabsätze höher- und tieferstufen. Letzteres gilt auch für Folientitel, die dann zu normalem Text werden.
• Der Auf- und Abwärtspfeil dient zum Verschieben von Folientiteln und -texten einschließlich aller untergeordneter Absätze.
• Mit dem Minus- und Plussymbol lassen sich die dargestellten Gliederungsebenen verringern bzw. erhöhen, d.h. Text wird verborgen bzw. angezeigt.
• Mit den blauen Pfeilen lassen sich nur die Folientitel bzw. der ganze Text einblenden.
• Mit den Textsymbol ganz rechts schließlich läßt sich die formatierte Textdarstellung (Fett, Kursiv ...) ein- bzw. ausschalten.

5. Symbolleiste der Foliensortieransicht von PP7

:Hier sind drei Funktionsgruppen vorhanden:

1. Mit dem Symbol ganz links und dem danebenstehenden Menüfeld läßt sich der Übergangseffekt definieren, der beim Verlassen der markierten Folie aktiviert werden soll. Dabei ruft das Symbol ein eigenes Dialogfenster auf, in dem der angewählte Effekt gleich an einem zufällig gewählten Beispiel demonstriert wird.
2. Ähnlich ist es mit dem Symbol und Menüfeld für Animationseffekte rechts daneben, wobei hier keine "Vorschau" möglich ist.
3. Die drei restlichen Symbole erlauben
   a) das Ausblenden, also Übergehen einer Folie ohne Darstellung,
   b) das Testen von Einblendezeiten und
   c) die Textformatierung ein- bzw. auszuschalten.

3. Die Arbeit mit PowerPoint 7.0

* Erstellen von Folien und Präsentationen
* Einfügen und Formatieren von Text
* Einfügen und Bearbeiten von Grafiken und anderen Objekten
* Bildschirmpräsentationen