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Kapitel 2.1: Präsentationsprogramme (PowerPoint)

Frank Krüger, M.A.
Fachbereich 23, Johannes Gutenberg-Universität Mainz
Sprechstunde: Donnerstags 11-12 Uhr
e-mail: krueger@nfask2.fask.uni-mainz.de


Gliederung

  1. Was kann man mit MS-PowerPoint 7.0 machen (PP7)?
  2. Der Aufbau von PP7
  1. Die Arbeit mit PowerPoint 7.0 (folgt voraussichtlich im SS 1997)
Literaturhinweis:

Grundlage dieses Kapitels ist das Skript:
PowerPoint 7.0. RRZN Hannover, 2. Auflage September 1996, ca. 200 S.

siehe auch:



1. Was kann man mit PowerPoint 7.0 machen?

PowerPoint 7.0 (PP7) ist ein Präsentationsprogramm, d.h. es bietet die technischen Hilfsmittel um u.a. Overhead-Folien und Bildschirmpräsentationen informativ und optisch prägnant zu gestalten. Inhalte können dabei von Unterlagen zu einem Seminarvortrag im Studium bis zu solchen für Verkaufsverhandlungen und Produktvorstellungen reichen.

PP7 kann keine "Denkarbeit" ersparen - der Inhalt, d.h. die Information, muß immer noch selbst erarbeitet werden -, aber die technische Umsetzung unterstützen und die Präsentation von Information wesentlich verbessern und erleichtern.

Eine PP7-Präsentation kann aus einigen oder allen der folgenden Teile bestehen:

Die letzten drei Komponenten können außer Text auch beliebige Grafikelemente (Diagramme, Zeichnungen, ClipArt oder sogar eingescannte Bilder) enthalten. Insgesamt ist PowerPoint - wie auch Excel - stärker als vorher an Word angeglichen worden, indem entweder einander ähnliche Befehle angeglichen oder neue, hier ebenfalls nützliche Funktionen neu aufgenommen wurden.
Insbesondere kam hinzu:
* Hilfe-Assistent

In Angleichung an Word beantwortet ein Hilfe-Assistent viele Fragen automatisch.
* Autokorrektur und -formatierung

(halb-)automatische Korrektur von 1. Tippfehlern bei der Eingabe anhand einer entsprechenen Liste (auch zur Auflösung von Kürzeln verwendbar) und 2. Formatierung auf Konsistenz untereinander.
* Multimedia

Entsprechend der Austattung des Rechners ist es möglich, neben Fotos und einfachen Animationen nun auch Musik, Klänge und Videos einzubinden.

2. Der Aufbau von PP7

* Der PP7-Bildschirm

Der PP7-Bildschirm ist in gewisser Weise sehr ähnlich oder zumindest in vielen Teilen analog zu anderen Microsoft-Programmen (z.B. Word) aufgebaut. Aus Platzgründen soll hier lediglich auf die wichtigen PP7-typischen Elemente eingegangen werden, während andere Elemente (z.B. die Standardsymbole für Dateibearbeitung und Drucken) als bekannt vorausgesetzt werden.

Der Bildschirm von PP7 ist wie folgt aufgebaut :

Abbildung : PP7, Hauptfenster

* Die PP7-Menüs im Überblick

Hier sind nur die wichtigsten bzw. ausgefallenen Untermenüs erläutert:
Menü Datei, Bearbeiten
Diese Menüs sind weitgehend funktionsgleich mit den entsprechenden Word-Menüs
Menü Ansicht
Im oberen Teil dieses Menüs sind die verschiedenen Ansichten aufgeführt, zu denen man wechseln kann (die aktuelle ist mit einem Häkchen markiert). Außerdem kann man hiermit zur Vorlage - dem Hintergrund einer Folie - wechseln und Symbolleisten ein- bzw. ausblenden.
Menü Einfügen
Erlaubt die Einbindung von Funktionen (Datum, Uhrzeit, Seitenzahl) oder Objekten (Graphiken, Tabellen etc.)
Menü Format
Alle Funktionen zur Formatierung der Folien
Menü Extras
u.a. Rechtschreibkontrolle (die selbe wie bei Word!) und individuelle Anpassung der Optionen (z.B. Definieren von Funktionstasten)
Menü Zeichnen
Alle Zeichenfunktionen, auch solche, die in den Symbolleisten nicht enthalten sind.
Hilfefunktion
Windows: MS-Hilfefunktion (? mit Pfeil),
Mac: (Apple Guide-Symbol)

Einige wichtige kontextabhängige Befehle (z.B. Ausschneiden , Kopieren, Einfügen) können aktiviert werden, indem die rechte Maustaste (Windows) bzw. gleichzeitig mit der Maus- die Befehlstaste (Macintosh) gedrückt werden.

* Darstellungsarten ("Ansichten")

PowerPoint bietet 5 verschiedene Darstellungsarten (sog. Ansichten), die die Präsentation unter jeweils anderen Gesichtspunkten zeigt und entsprechend auch unterschiedliche Symbolleisten zur Verfügung stellt.

Die einzelnen Ansichten (und ihre entsprechenden Symbole) sind:

  1. Folienansicht Icon: Folienansicht: Dies ist die "Grundeinstellung" (vgl. obige Abbildung), in der Text oder Grafiken eingefügt und bearbeitet bzw. formatiert werden können. Hier kann also das Erscheinungsbild jeder einzelnen Folie bestimmt werden. Dazu stehen verschiedene Symbolleisten (u.a. "Standard" und "Formatierung") bzw. die entsprechenden Menüfunktionen oder Tastaturkürzel zur Verfügung.
  2. Gliederungsansicht Icon: Gliederungsansicht:: In dieser reinen Textübersicht können Titel und (Text-) inhalte der Folien übersichtlich bearbeitet werden. Sie dient dazu um eine Präsentation zu gliedern, den Text einzufügen (ggf. auch durch Import einer Gliederung aus Word) und anzuordnen bzw. zu formatieren.
    Achtung: Grafiken und andere Objekte (Tabellen ...) werden hier nicht dargestellt!
    In Ergänzung zu der "Standard"- und "Format"-Symbolleiste steht eine eigene Symbolleiste mit Gliederungsfunktionen zur Verfügung.
  3. Foliensortieransicht Icon: Foliensortieransicht:: Hier können alle Folien einer Präsentation, wenn auch verkleinert, im Zusammenhang dargestellt werden und so etwa die Übergänge zwischen den einzelnen Folien für eine Bildschirmpräsentation festgelegt werden.
  4. Notizblattansicht Icon: Notizblattansicht:: In dieser Ansicht können zusätzlich zu der auf den Folien dargestellten Information eigene Notizen oder Zusatzbemerkungen (auch Graphiken) für die Handouts eingegeben werden.
  5. Bildschirmpräsentation Icon:
Bildschirmpraesentationsansicht:: Diese Ansicht kann verwendet werden, um die Folien nicht erst als Overhead-Folien zu drucken, sondern direkt vom Rechner aus dem Publikum zu zeigen. In diesem Falle können die Folien durch Animationen und Verknüpfungen ergänzt werden.
    Hier stehen allerdings keine Symbolleisten oder andern Werkzeuge zum Bearbeiten der Folien zur Verfügung, nur ein Stift, mit dem z.B. bestimmte Punkte angestrichen werden können.
    Die Präsentation kann auch nicht nur der Unterstützung eines Vortrages dienen, sondern kann auch als selbst ablaufende "Dia-Show" so programmiert werden, daß die Folien immer wieder in der gewünschten Reihenfolge ablaufen.

* Symbolleisten

Die Symbolleisten können in allen Ansichten außer der Bildschirmpräsentationsansicht über das Menü Ansicht und die Option Symbolleisten ein- bzw. ausgeblendet werden.

Währen die Standard- und Formatsymbolleiste in allen vier Präsentationsansichten verfügbar sind, können die anderen Leisten nur in bestimmten Ansichten aufgerufen werden. Über diese vordefinierten Symbolleisten können - wie bei Word auch - eigene Leisten zusammgestellt werden.

1. Die Standardsymbolleiste von PP7

Standardsymbolleiste:

Vieler der Symbole hier entsprechen vom Aussehen und der Funktion her genau denen in Word. Deshalb sind die Symbole hier teilweise zu Gruppen zusammengefaßt:

2. Die Formatsymbolleiste von PP7

Formatsymbolleiste:

Auch hier entsprechen viele Symbole vom Aussehen und der Funktion her genau denen in Word und sind deswegen teilweise zu Gruppen zusammengefaßt:

3. Die Graphiksymbolleisten von PP7

Zum Zeichnen stehen - aber nur in der Folien- und Notizblattansicht - drei weitere Symbolleisten zur Verfügung, um Graphiken und graphische Elemente einzufügen und zu bearbeiten.

Die entsprechende Funktionalität wird in dem Abschnitt 4.C zum Einfügen und Bearbeiten von Graphiken und anderen Objekten weiter unten näher behandelt.

Grafikleiste

Eine dritte Symbolleiste enthält folgende vordefinierte Formen:

Formenleiste:

Die Gliederungs- und Foliensortieransicht verfügen zusätzlich zu den Standard- und Formatsymbolleisten über spezielle Leisten, die nur in der jeweiligen Ansicht verfügbar sind.

4. Gliederungssymbolleiste von PP7

Gliederungssymbolleiste:

Dabei bedeuten die einzelnen Symbole:

5. Symbolleiste der Foliensortieransicht von PP7

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Foliensortierleiste

:Hier sind drei Funktionsgruppen vorhanden:

  1. Mit dem Symbol ganz links und dem danebenstehenden Menüfeld läßt sich der Übergangseffekt definieren, der beim Verlassen der markierten Folie aktiviert werden soll. Dabei ruft das Symbol ein eigenes Dialogfenster auf, in dem der angewählte Effekt gleich an einem zufällig gewählten Beispiel demonstriert wird.
  2. Ähnlich ist es mit dem Symbol und Menüfeld für Animationseffekte rechts daneben, wobei hier keine "Vorschau" möglich ist.
  3. Die drei restlichen Symbole erlauben
    a) das Ausblenden, also Übergehen einer Folie ohne Darstellung,
    b) das Testen von Einblendezeiten und
    c) die Textformatierung ein- bzw. auszuschalten.

3. Die Arbeit mit PowerPoint 7.0

* Erstellen von Folien und Präsentationen
* Einfügen und Formatieren von Text
* Einfügen und Bearbeiten von Grafiken und anderen Objekten
* Bildschirmpräsentationen


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InhaltsübersichtDie URL-Adresse dieser Seite ist: http://www.fask.uni-mainz.de/cafl/kurse/dtp/dtp-21.html
Letzte Bearbeitung: 20. April 1997
Erstellt und bearbeitet von dem
F. Krüger im Rahmen des DTP-Kursus im SS 97 .